Personne ne pense consciemment aux différentes étapes pour faire quelque chose d’aussi simple que le petit-déjeuner. Pourtant, il existe bien un processus qui va de la collecte des ingrédients à la pose des œufs dans votre assiette. Il en est de même pour les affaires et vous avez besoin d’un bon workflow pour faire grandir votre entreprise. Découvrez dans ce contenu l’essentiel sur le workflow.
Qu'est-ce qu'un workflow ?
Le workflow peut être défini comme une série d’activités qui traitent les données selon un parcours spécifique. Chacune des étapes d’un workflow est donc précédée d’une étape spécifique et suivie d’une autre étape spécifique. Bien entendu, la première et la dernière étape du processus ne sont pas concernées par cette règle. Le workflow peut être employé pour l’organisation de tout type de fonction commerciale, peu importe le secteur d’activité.
Dans un workflow à structure linéaire, la première étape est usuellement provoquée par un événement externe. Toutefois, si le workflow a une structure en boucle, l’accomplissement de la dernière étape induit souvent le redémarrage de la première étape.
De nombreux outils sont utilisés pour visualiser les étapes d’un processus et l’ordre dans lequel elles doivent être exécutées. Les plus connues sont les cartes de processus métier et les organigrammes. Les organigrammes se basent sur des figures géométriques simples pour définir les relations nécessaires au processus. En ce qui concerne les cartes des processus métiers, elles sont similaires aux organigrammes. Cependant, elles peuvent également contenir quelques données de références. Ces données renseignent les différentes ressources nécessaires à chaque étape du processus.
Il est possible d’automatiser complètement un workflow. Cela se fait grâce à des logiciels informatiques qui se basent sur des règles de gestion. Les algorithmes de ces logiciels sont capables de décider de l’achèvement d’une étape et du démarrage d’une nouvelle étape. Certains logiciels vont plus loin en coordonnant les relations de dépendance entre les différentes étapes du workflow. Ce concept est connu sous le nom d’orchestration de workflow. Ces applications de gestion mettent aussi à la disposition des utilisateurs des modèles de flux de travail. Ils seront utilisés pour la documentation et la modélisation des processus métiers.
Quel est le but du workflow ?
Il est souvent courant d’avoir une idée de ce que vous désirez accomplir, mais de ne pas vouloir être soumis à un processus strict. Cela est très compréhensible, car l’être humain n’affectionne pas vraiment le changement. Vous préférez vous enfermer dans l’idée selon laquelle votre routine est la meilleure, parce que vous l’avez toujours utilisée.
Toutefois, la création d’un workflow pour les procédures courantes est importante pour certaines raisons.
Amélioration des opérations commerciales
La définition des étapes et des séquences nécessaires à l’exécution d’une tâche vous permet d’améliorer le fonctionnement de votre entreprise. Elle assure l’exécution du travail par les personnes indiquées, dans un ordre optimal et un délai précis.
Le gain de temps
Les startups sont généralement de petites tailles et ont donc besoin de moins de processus et d’activités que les entreprises plus matures. L’implémentation d’un workflow et sa mise à jour peuvent permettre de détecter les redondances et d’éliminer les gaspillages. Elles permettent d’avoir une vue générale de l’opération du début à la fin. Il devient alors plus simple d’intégrer des changements pour optimiser le flux de travail et débarrasser des éléments inutiles.
La baisse des dépenses opérationnelles
Un diagramme de workflow peut permettre de définir les meilleures pratiques et de rationaliser les opérations de l’entreprise. Lorsque les processus sont rationalisés et que le travail est effectué plus rapidement, l’utilisation des ressources est optimisée. Vous utiliserez moins de ressources pour atteindre les mêmes objectifs.
L’automatisation des processus
Dans une entreprise, le workflow permet d’identifier les processus qui peuvent être automatisés. Les procédures d’assistance à la clientèle peuvent par exemple provoquer des actions spécifiques. Il s’agit généralement de courriels et d’offres promotionnelles pour inciter les clients à de nouveaux achats. Cette automatisation permet aux vendeurs de poursuivre leur objectif qu’est la vente. Pendant ce temps, le service clientèle aide le client dans la résolution du problème auquel il est confronté.
Le but du workflow est de spécifier les meilleurs chemins qui décrivent comment une mission passe de l’état brut à sa réalisation.
Qu’est-ce qu’un processus de métier ?
Le processus de métier peut s’appliquer à une large gamme de tâches systématiques. Dans la plupart des cas, il s’agit d’activités répétitives ou périodiques qui interagissent pour engendrer des résultats.
Le processus métier implique habituellement un flux de tâches liées entre elles et qui aboutissent à un produit final. Un tel processus permet à l’entreprise et aux organisations d’atteindre leurs objectifs.
Comme le workflow, les processus de métier peuvent également disposer d’un point de départ et d’un point d’arrivée. Il peut aussi fonctionner en permanence. Dans de nombreux cas, les processus de métier peuvent par ailleurs être automatisés.
De nombreuses personnes confondent généralement le workflow et le processus de métier, pourtant ces deux concepts sont différents. Le workflow est orienté vers une séquence de tâches alors que le processus de métier est orienté vers le processus. Le workflow est créé en énumérant les étapes et les tâches. Le processus de métier quant à lui considère un ensemble beaucoup plus large d’acteurs, de données, de rapports et d’impact sur l’entreprise.
Comment définir un workflow ?
Il est habituellement très simple de définir son workflow. Prenez note des étapes suivantes pour être sûr de couvrir tous les aspects importants et avoir un workflow efficace.
- Sélectionnez le processus spécifique de votre entreprise que vous désirez organiser ou cartographier.
- Après avoir sélectionné le processus, vous devez créer un organigramme simple et compréhensible par tous. Cet organigramme permettra de documenter les différentes étapes du processus précédemment identifié.
- Organisez une session d’échange avec l’équipe chargée de l’exécution du processus.
- Interrogez chaque membre pour mieux comprendre les implications et les étapes importantes du processus.
- Avec l’équipe, affinez les différentes étapes du processus. L’objectif étant de les rendre plus simples, plus optimales et aussi faciles à documenter.
- Finalisez le processus avec les membres de l’équipe et obtenez l’approbation de leur responsable sur le travail fait.
