Alfresco – Développement d’un système de GED complet

Alfresco Enterprise Content Management (ECM) est capable de gérer les informations de votre organisation de manière sécurisée et structurée. Il peut être utilisé pour créer, stocker et publier des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des images et plus encore dans le Cloud.

La plateforme ECM Alfresco offre un ensemble complet de fonctionnalités pour la gestion des documents d’entreprise. Quels que soient l’appareil et le navigateur, peu importe l’endroit, elle leur permet d’exploiter en toute sécurité des données dans le Cloud. Les utilisateurs peuvent alors accéder à leur contenu et le gérer partout où ils disposent d’une connexion Internet.

Si vous gérez votre contenu à l’aide d’Alfresco, vous constaterez qu’il est facile à utiliser et qu’il dispose d’un ensemble de fonctionnalités très complet. Vous pouvez également rendre votre contenu disponible où vous le souhaitez en utilisant la plateforme Alfresco.

La gestion du contenu de votre site avec Alfresco est simple. La première étape consiste à créer une nouvelle collection de sites. Celle-ci accueillera tous vos documents, y compris les images et les vidéos que vous souhaitez partager avec d’autres personnes.

Lorsque vous créez une nouvelle collection de sites, il est important de réfléchir au type de contenu que vous souhaitez pouvoir partager rapidement et facilement. Par exemple, si vous n’utilisez que quelques articles de votre site Web comme articles de blog ou communiqués de presse, il peut être plus efficace qu’ils apparaissent dans la collection de sites plutôt que dans des éléments séparés sur leurs propres pages.

Alfresco est une société qui fournit des logiciels et des services pour aider les entreprises à gérer leurs données. Elle a créé sa propre version d’une plateforme de partage de fichiers appelée File Sync and Share (FSS). FSS permet aux utilisateurs de télécharger des documents dans Alfresco, où ils peuvent être consultés par d’autres utilisateurs ou stockés dans le Cloud.

Les avantages de l’utilisation d’Alfresco sont nombreux. Tout d’abord, il offre un accès sécurisé aux fichiers stockés dans le Cloud en permettant aux utilisateurs d’y accéder via leurs comptes personnels ou d’entreprise.

Cela signifie que si vous souhaitez partager un document avec quelqu’un d’autre, il vous suffit de lui envoyer un e-mail contenant un lien. La personne qui le reçoit pourra alors télécharger le document depuis son compte Alfresco et le consulter sur son propre ordinateur ou appareil.

En outre, comme Alfresco est une plateforme « open source », tout le monde peut créer des plug-ins pour le logiciel, ce qui signifie qu’il n’y a pas de limite aux types d’applications qui peuvent en découler. Cela permet aux développeurs tiers de réaliser par exemple des outils de collaboration documentaire pour les entreprises ou même des plateformes de médias sociaux pour les particuliers.

Alfresco propose également des applications mobiles pour les appareils iOS et Android. Elles permettent aux utilisateurs d’accéder aux fichiers où qu’ils se trouvent grâce à la connexion Internet de leur smartphone.

Le service de contenu Alfresco est une option populaire pour les entreprises qui doivent partager des informations avec leurs employés, leurs clients et leurs consommateurs. Le système a été conçu pour permettre aux gens d’accéder aux documents en temps réel, ce qui peut être utile pour les entreprises qui souhaitent partager des informations entre elles.

La structure de prix du service de contenu Alfresco dépend de la quantité de contenu que vous souhaitez stocker et de la fréquence de stockage désirée. En général, il y a trois types de plans tarifaires disponibles :

Plan de base : permet aux utilisateurs de stocker jusqu’à 25 Go de données par mois sans frais supplémentaires. Si cette limite est dépassée, vous devrez payer des frais en supplément en fonction de la quantité utilisée.

Plan d’affaires : permet aux utilisateurs de stocker jusqu’à 250 Go de données par mois sans frais supplémentaires. En cas de dépassement de la limite, vous devrez payer selon la quantité de données en surplus utilisées.

Plan d’entreprise : permet aux utilisateurs de stocker jusqu’à 1 To de données par mois sans frais supplémentaires. Mais au-delà de cette limite, vous devrez payer un supplément proportionnellement à la quantité utilisée.

Alfresco est une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM) « open source » de premier plan. Il fournit aux entreprises une plateforme intégrée, extensible et évolutive pour la création et la gestion d’informations professionnelles.

Alfresco peut être utilisé pour automatiser le processus de gestion des dossiers. Pour ce faire, l’inclure à votre système de messagerie électronique existant ou utiliser l’intégration préinstallée d’Alfresco : SharePoint.

Il existe de nombreuses façons de sécuriser les données de l’entreprise, mais la plus importante est de maintenir votre système à jour. Auquel cas les pirates pourront voler vos données et les utiliser à leurs propres fins. Pour éviter que cela ne se produise, vous devez vous assurer que tous les employés sont formés à la manipulation des informations sensibles et à leur sécurisation.

Par ailleurs, si votre entreprise utilise le stockage en nuage ou un autre type de stockage en ligne, vous pouvez alors mettre en place une authentification à deux facteurs (2FA) afin que seuls ceux qui connaissent leur mot de passe puissent accéder à leur compte. C’est un excellent moyen de protéger vos fichiers et d’empêcher tout accès non autorisé. Vous pouvez également utiliser l’authentification à deux facteurs pour les connexions sur les sites de médias sociaux comme Facebook et Twitter ou même avec les comptes de messagerie s’ils le permettent.

Une autre façon de sécuriser les données de l’entreprise est d’utiliser des logiciels de cryptage comme BitLocker. Ou encore FileVault Encryption qui est destiné aux ordinateurs Macintosh sous OS X (Panther) et ultérieurs. Ces programmes chiffrent les fichiers sur votre ordinateur de sorte que seule la clé cryptographique appropriée est en mesure de les déchiffrer. Cela permet alors d’empêcher les pirates ou toute autre personne malintentionnée d’y accéder. En effet, ils ne pourront jamais exploiter les fichiers sans la clé de déchiffrement !

ECM, DAM et GED sont trois types de systèmes de gestion des données qui peuvent être utilisés pour les stocker et les gérer. Ils présentent des différences importantes entre eux qu’il convient de prendre en compte lors du choix de celui qui est adapté à votre organisation.

ECM est l’abréviation de Enterprise Content Management (gestion de contenu d’entreprise). Ce type de système est utilisé pour organiser et stocker tous les fichiers et documents dans un environnement d’entreprise. L’objectif d’un système ECM est d’aider les utilisateurs à trouver rapidement leurs informations grâce à un moteur de recherche. Ensuite, cela leur permet de partager facilement des fichiers avec d’autres membres de leur organisation.

DAM est l’abréviation de Document and Application Management. Il gère les documents créés au sein d’une organisation ainsi que les applications utilisées par ses employés. Un système de gestion des documents et des applications doit inclure diverses fonctionnalités. Par exemple, le versionnage des documents, la gestion des droits, le partage des fichiers et des capacités de collaboration, etc. Elles permettent ainsi aux utilisateurs d’accéder facilement à ces documents depuis n’importe quels appareils ou emplacements au sein de l’entreprise.

GED est l’abréviation de gestion électronique des documents ou aussi sous son abréviation en anglais EDM (Electronic Document Management) ou encore DMS (Document Management System). Dans tous les cas, les systèmes GED sont conçus spécifiquement pour la gestion des documents électroniques (messages électroniques, documents Word, feuilles de calcul Excel, etc.). Ils permettent à ses utilisateurs de créer des vues personnalisées en fonction de divers critères tels que le nom de l’expéditeur, l’objet, etc., tout en conservant la trace des modifications apportées.